ECサイト運営者にとって、領収書や納品書の作成は欠かせない業務です。
しかし、これらの帳票を一から作成するのは手間がかかりますよね。
また、お使いのECサイトによってはこんな悩みがあるのではないでしょうか？
インボイスに対応した帳票が作成できない。。。
帳票の作成ついでにメールで送信できればいいのに。。。
そこで今回は、領収書や納品書がそもそも必要なのか？という点と合わせて、
簡単にそれら帳票を作成し、メール送信まで可能なアプリをご紹介します。
納品書や領収書は絶対出さないといけない？
色々な帳票がある中で、ECサイトの運営においてよく発行するのは納品書と領収書ではないでしょうか。
そんな納品書と領収書ですが「そもそも必要なのか？」と思われる方もいるのではないでしょうか？
実際納品書や領収書を発行していないECサイトもありますし、法的な発行義務もありません。
しかし、お客様側から発行の要望があれば、領収書の場合発行義務が発生します。
そこで「じゃあ領収書だけ言われた時に発行すればいいや」となるのは危険だと思います。
これら帳票はお客様の安心感を向上させ、ECサイトの信頼性につながったり
法人との取引では検品処理や経理処理等に納品書や領収書を使う場合があるので
基本的に毎回発行することをオススメします。
帳票をいざ毎回発行するとなると、手間もかかり敬遠される方もいると思いますので
ECサイトから取得できる注文データを基に、帳票を簡単に作成できるアプリを紹介いたします。
帳票作成アプリ「DocMailer」
DocMailerは注文データを基に納品書と領収書の「作成」「メール送信」「ダウンロード」ができるシンプルな帳票作成アプリです。
また、DocMailerは2980円の買い切りデスクトップアプリなので
月額利用料が無料で非常に安く利用でき
クラウド等のサーバーへデータが出力されることもないので安心です。
ECサイトを運営していると注文データ自体は簡単に手に入れることができるのではないでしょうか？
例えばBASEでは「注文データダウンロードApp」を使用することで注文データを手に入れることができます。
Shopifyでは管理画面の「注文ページ」から注文データを手に入れることができ
STORESでは「オーダーCSV出力機能」を使用することで注文データを手に入れることができます。
このような注文データをインポートするだけで納品書と領収書が作れるのがDocMailerの特長です。
各種設定方法は今回説明を省きますが、基本的な操作方法を紹介します。
各種設定方法の詳細は以下リンク先を参照してください。
帳票設定 / メール設定 / インポート設定
DocMailerの基本操作
1. 注文データを取得する
まずは注文データを取得します。
お使いのECサイトによって注文データの取得方法は異なりますので
各公式サイト等から取得方法を確認してください。
2. 注文データをインポート
DocMailerを起動すると左上に注文データをインポートするためのボタンとドロップ用のエリアがあります。
「ファイルを選択」ボタンを押し、注文データを選択してインポートするか
ドラッグ＆ドロップで注文データをインポートすることができます。
インポートが成功すると自動で帳票が作成され
下図のように注文データの内容と帳票のプレビュー画面が表示されます。
3. 帳票をメール送信
作成した帳票をメールで送信する際は
どの帳票を送信するかチェックボックスで選択し、送信ボタンを押すだけで一斉に送信できます。
メールの本文等はメール設定画面から編集でき、各メール毎に客先名を自動で差し込むことも可能です。
4. 帳票をダウンロード
作成した帳票をダウンロードする際もメール送信と同様に
どの帳票をダウンロードするかチェックボックスで選択し、ダウンロードボタンを押すだけです。
どの場所にどのファイル名で保存するかは都度編集できるので
お好きな場所に帳票を保存することが可能です。
ダウンロード時のデフォルトのファイル名は帳票の番号になっています。
まとめ
今回は領収書や納品書の必要性と簡単にそれら帳票を作成できる「DocMailer」というアプリを紹介しました。
日々帳票の作成に時間をとられていたり、注文データから転記やコピペをしている方は
この機会にアプリの導入を検討してもいいかもしれません。
DocMailerはインボイスに対応した帳票が作成できるかつ
簡単に帳票のメール送信までできる買い切りデスクトップアプリになっています。
シンプルで使いやすいかつ、買い切りで値段も安く非常に便利なアプリとなっています。
動作確認用の無料お試し版もあるので興味のある方は是非試してみてください。
無料お試し版を含めアプリのダウンロードは以下リンクから行えます。
アプリのダウンロードはこちらから
また、全ての機能を使用する場合は2980円のライセンス購入が必要です。(アプリのインストール自体は無料です。)
ライセンスの購入は以下リンクから行えます。
ライセンスの購入はこちらから
